Konzentrieren Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft – wir übernehmen Druck & Versand von Mailings

Kundenmailings gehören in mittelständischen Unternehmen nach wie vor zu den wichtigsten Marketing-Instrumenten. Zumindest wenn die Firma vertriebsorientiert handelt. Und dabei stellen sich viele Menschen die Frage, ob es beim Versand von Mailings sinnvoll ist den Mailingservice durch einen Lettershop zu beauftragen oder ob man dies lieber selbst macht.

Mailingservice durch Lettershop: Einfach eintüten lassen

Der Lettershop gilt als optimaler Dienstleister, wenn es darum geht die Mailings eintüten zu lassen, weil man selbst keine Zeit hat oder weil die Auflage eine größere Dimension angenommen hat. Somit sind die Leistungen vom Lettershop, welche diese Dienste anbieten, für viele Unternehmen inzwischen unverzichtbar. Es ist sicherlich kein Hexenwerk einen Brief oder einen Katalog zu versenden. Zumindest handelt es sich dann um eine überschaubare Tätigkeit. Dies ist jedoch nicht mehr der Fall, wenn es um mehrere Hunderte oder gar Tausende Briefe oder Kataloge geht, welche man versende möchte. Dann sind professionelle Prozesse erforderlich, wie man sie vom Lettershop nutzen kann.

Mailingservice durch Lettershop: Was genau ist ein Lettershop?

Bei einem Lettershop handelt es sich um ein Unternehmen, welches Dienstleistungen im Rahmen von Versendungen anbietet. Dabei handelt es sich in der Regel um Kundenmailings, beziehungsweise Postmassensendungen. Die angebotenen Leistungen sind breit gefächert und werden nachfolgend vorgestellt:

Die Selektion der Adressen

In der Regel findet ein Zugriff auf existierende Adressbestände statt, wenn es darum geht Mailings zu versenden. Die Adressbestände sind häufig nicht auf dem neuesten Stand. Damit die Qualität der Adressbestände gewährleistet ist, müssen diese regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angereichert, beziehungsweise optimiert werden. Die Deutsche Post AG sind exakt darauf spezialisiert und können Unternehmen beim Optimieren behilflich sein.

Das Individualisieren von Sendungen

Das Individualisieren der Mailings gehört mit zu den wesentlichen Bestandteilen im Bereich des Direktmarketings. Dabei wird das Anschreiben persönlich gestaltet. Das bedeutet, die Adresse und die Anrede an den Empfänger anuzupassen. Um die Individualisierung realisieren zu können, kommt die Laser- oder Tintenstrahlbedruckung zum Einsatz. Das Selektieren und Individualisieren gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Lettershops.

Das Drucken der Mailings

Eine weiterer Service vom Lettershop definiert sich über das Ausdrucken der einzelnen Anschreiben und anderen Werbemittelbestandteilen. Der Lettershop ist somit als etwas größere Druckerei anzusehen, sofern dieser nicht mit einer Druckerei kooperiert und alle Druckarbeiten selbst umsetzt. Viele verfügen über eine Druckabteilung, mit denen sich Prints in hohen Auflagen bewältigen lassen.

Das Kuvertieren der Versendungen

Gute Kundenmailings sind entsprechend aufgebaut und mit folgenden Komponenten ausgestattet:

  • Versandhülle
  • Anschreiben
  • Werbemittel oder
  • Feedbackinstrument

Letzteres könnte zum Beispiel eine Rücksendekarte sein. All diese Bestandteile muss man zusammentragen und in ein Kuvert verpacken. Dies wird jedoch nicht händisch umgesetzt. Denn spezielle Maschinen sind dafür im Einsatz.

Die Optimierung der Versandkosten

Vor allem das Porto kann beim Versenden von Mailings hohe Kosten verursachen. Das wissen auch die einzelnen Postdienstleister und bieten dementsprechend verschiedene Versandbedingungen an. So wird es beispielsweise günstiger, wenn man große Mengen versendet. Dazu kann es erforderlich sein, dass Mailings vorsortiert werden müssen, um die Bedingungen für gewisse Porto-Staffeln zu erfüllen. Und auch diese Aufgabe kann an den Lettershop weitergegeben werden.

Die Auslieferung der Werbemailings

Geht es nur um einen einzelnen Brief, stellt der Versand keinen Aufwand dar und der Mailingservice durch den Lettershop ist nicht nötig. Dieser ist schnell mal eben zur Post gebracht und die Sache damit erledigt. Geht es allerdings um zig Briefe, dann ist der Versand-Aufwand alles andere als überschaubar. Lettershops haben den Versand von hohen Stückzahlen dementsprechend in ihr Leistungsspektrum mit aufgenommen. Genau genommen handelt es sich dabei um eine Standard-Dienstleistung.

Wer einen Lettershop beauftragt, muss natürlich mit entsprechenden Kosten rechnen. Diese lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

Welche Kosten entstehen im Lettershop?

  • Portokosten
  • Druck- und Materialkosten sowie
  • Entgelt für die Dienstleistung

Hier gehts zur Preisliste.

Auch in Bezug auf große Auflagen verursacht der Versand von Mailings Portokosten, welche meistens nicht von den einzelnen Lettershops übernommen werden. Stattdessen begleichen die Kunden ihre Portokosten direkt beim entsprechenden Versand-Dienstleister. Das Management dieser Kosten kann aber ebenfalls an den Lettershop abgetreten werden.

Mailingservice durch den Lettershop: Die Materialkosten

Bei den Materialkosten handelt es sich um die Zahlungen, welche für Werbemittel, Umschläge und Papier anfallen. Hier kann man wählen: Entweder der Auftraggeber stellt diese Mittel für den Mailingservice durch den Lettershop bereit oder der Dienstleister beschafft das nötige Material. Das bedeutet, dass der Lettershop alles besorgt, was für die Versendungen der Mailings erforderlich ist. Mit einem Aufschlag werden die Kosten dafür dann in Rechnung gestellt.

Wie lange dauert der Mailingservice durch den Lettershop?

Damit der Auftrag betreut und abgewickelt werden kann, benötigt der Dienstleister Zeit. Die erforderliche Zeit wird in der Regel durch den Kunden auf Stundenbasis honoriert. Auch ist die neue Regelung der Deutschen Post AG zu berücksichtichtigen bez. Versand von Mailings und seine Fristen. Über den aktuellen Stand informiert sie das Team vom Mailingservice.

Tipp zum Thema Datenschutz:

Wer sich für den Mailingservice durch den Lettershop entscheidet, muss auch das Thema Datenschutz bei der Auswahl berücksichtigen. Hier sollte man sich durch eine entsprechende Recherche die Fragen beantworten können, wie der Lettershop mit den sensiblen Kundendaten umgeht. Fragen Sie nach einen Auftragsverarbeitervertrag – der alle wichtigen Details beinhaltet sollte.

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